Le groupe ORSYS (ORSYS Formation, ORSYS Institut, ORSYS
Belgique, ORSYS Luxembourg, ORSYS Suisse, ORSYS Digital School et ITTCert) est
soucieux de la protection des données personnelles de ses clients. Il s'engage
à assurer le meilleur niveau de protection en conformité avec les
réglementations européennes et françaises qui lui sont applicables en matière
de protection des données personnelles.
Pour toute information sur la protection des données
personnelles, vous pouvez également consulter le site de la Commission Informatique
et Liberté www.cnil.fr.
Quels sont nos principes en matière de traitement des données
personnelles ?
Au regard de la réglementation en vigueur, les traitements de vos
données personnelles effectués par ORSYS s’appuient sur les principes suivants
:
·
Les données collectées sont proportionnelles aux
finalités des traitements.
·
Les finalités de chaque traitement sont déterminées,
explicites et légitimes.
·
Les traitements sont licites, loyaux et
transparents.
·
Les données collectées font l’objet de mesures de
sécurité, tant organisationnelles que techniques.
Qui est le responsable du traitement de mes données
personnelles ?
On appelle responsable du traitement la société qui
définit pour quel usage et comment vos données personnelles sont utilisées.
Pour les données personnelles collectées sur nos sites Web et applications
mobiles, ou lors de vos contacts avec nos équipes commerciales (études de
besoin, commandes, suivis de dossiers…), le responsable du traitement est :
ORSYS
1 Parvis de la Défense,
La Grande Arche Paroi Nord 92044 PARIS LA DEFENSE CEDEX
RC Nanterre: 482 761 160
Pourquoi ORSYS collecte mes données personnelles ?
ORSYS utilise vos données personnelles principalement pour les
finalités suivantes :
·
La gestion des commandes de formation et de la
relation client, la réalisation effective des formations
Nos clients sont pour la
très grande majorité des entreprises privées et des organismes publics, et quelques
fois des particuliers. Nous avons besoin des informations qui vous concernent
pour la gestion des commandes de formation professionnelle passées par votre
employeur, ou par vous-même, et les suites de celle-ci. Par exemple :
l’inscription à une session de formation inter, intra ou à une session
e-learning ; l’envoi de vos convocations ou de vos identifiants de
connexion à notre plateforme LMS (Learning Management System) ; l’accueil
dans nos centres et salles de formation ; la réalisation de la prestation
de formation et le suivi des périodes de formations effectuées ; l’évaluation
des connaissances ; le suivi de la relation client tel que la réalisation
d'enquêtes de satisfaction ; la gestion des réclamations et du service
après-vente.
·
La
personnalisation de nos services et les messages que nous vous adressons
Les données vous concernant
nous permettent d'améliorer les services que nous vous proposons et les communications
que nous vous adressons. Par exemple : nous pouvons vous adresser des emails
personnalisés ou vous recommander des formations qui correspondent à vos besoins
professionnels.
·
La
connaissance client, les statistiques et les performances de notre site
Nous pouvons
utiliser des données anonymes pour analyser l'activité de notre site et
améliorer les services que nous proposons. Nous effectuons des mesures
d'audience, nous mesurons par exemple le nombre de pages vues, le nombre de
visites du site, ainsi que l'activité des visiteurs et leur fréquence de
retour.
Nous pouvons
utiliser les données vous concernant pour établir des statistiques internes
liées à votre relation commerciale avec ORSYS.
Quelles sont les
données personnelles qui sont collectées me concernant ?
Quelles données ?
Concernant nos clients, prescripteurs de formation
(interlocuteurs du département formation, de la direction des ressources humaines,
acheteurs, directeurs et managers opérationnels), les données personnelles
collectées et traitées sont principalement les noms, prénoms et coordonnées
professionnelles (entreprise, fonction, adresse postale, adresse email, numéro
de téléphone), quelques données de connexion, l’historique de commandes, et
toute autre information communiquée spontanément si son contenu est pertinent
et proportionnel au regard de la finalité du traitement.
Concernant les participants aux formations ORSYS, les données
personnelles sont collectées soit auprès de l’employeur, soit auprès du
participant lui-même lors de l’inscription. Il s’agit principalement du nom, du
prénom, des coordonnées professionnelles (nom de l’employeur, profession,
adresse postale, adresse email, numéro de téléphone), de quelques données de
connexion, des évaluations des formations suivies, des auto-évaluations sur
l’acquisition des connaissances, et toute autre information communiquée
spontanément si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité
du traitement.
La collecte des données du participant auprès de
l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis
de leurs salariés.
La collecte des données auprès du participant lui-même
répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution
d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1
du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la
réalisation de l’action.
Le cas échéant, en application de l’article D 5211-3 du
code du travail, ORSYS peut collecter des informations sur d’éventuelles
situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé
de la formation. Ces informations ne sont conservées que jusqu'à la fin de la
formation. Elles sont alors retirées de nos systèmes et nous n’en gardons
aucune trace.
Quand ?
Nous collectons
les informations que vous nous fournissez notamment quand :
Pour les
prescripteurs de formation (interlocuteurs du département formation, de la
direction des ressources humaines, acheteurs, directeurs et managers opérationnels…)
·
Vous demandez
la création d’un compte client Espace Pro.
·
Vous effectuez
une commande sur l’un nos sites Web ou auprès de
nos équipes commerciales (email ou formulaires Web).
Pour les particuliers
·
Vous
complétez un dossier d’admission pour notre école en alternance.
Pour les personnes qui suivent une formation ORSYS ou chez ORSYS Digital
School
·
Vous utilisez
un compte MyOrsys ou NetYpareo pour récupérer les ressources pédagogiques d’une
formation que vous avez suivie.
·
Vous
évaluez une formation que vous avez suivie.
·
Vous
naviguez sur nos sites Web et consultez nos produits de formation.
·
Vous
contactez notre Service Client.
Pour tous
·
Vous
soumettez une demande d’information.
·
Vous nous envoyez
une demande d’inscription à l’un de nos évènements gratuits.
Lors d’une collecte en ligne, le caractère obligatoire
ou facultatif des données vous est signalé par un astérisque.
ORSYS peut également être amené à collecter des données
de prospects :
·
dans le
cadre d’achat de données via des bases de données de partenaires externes
,
en conformité avec le RGPD.
·
dans le
cadre d’évènements professionnels (salons et webinars) :
les données
collectées sont les noms, prénoms et coordonnées professionnelles (entreprise,
fonction, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone).
Dans les
deux cas, un email d’accusé de réception est adressé à l’adresse email
collectée, pour informer de notre démarche et offrir une possibilité immédiate
d’opposition.
·
dans le
cadre d’abonnement à nos contenus « blog »
: nos prospects
peuvent demander à recevoir nos emails commerciaux, selon les thématiques de
formation qui les intéressent. Ils sont alors invités à déposer leur email
professionnel et sélectionner simplement les catégories de contenu auxquelles
ils souhaitent être abonnés.
Quelles sont les communications que je suis susceptible de
recevoir ?
·
Emails de service
Suite à une commande ou
dans le cadre de la gestion d'un contrat vous recevrez des emails afin de vous
permettre de suivre votre commande ou l'exécution de votre contrat
(confirmation de commandes, organisation des formations, récupération des
documents administratifs...). Ces messages de service sont nécessaires à la
bonne exécution des commandes et services que vous avez sollicités. La
réception de ces informations n'est pas liée aux choix que vous aurez exprimés
pour la réception des communications à vocation commerciale.
·
Emails
commerciaux et newsletters
En devenant client, si vous ne vous y êtes pas opposé, ou en tant
que prospect (salon, webinar, blog…), vous pourrez recevoir des informations et
offres d’ORSYS par email. Ces messages vous permettent de vous tenir informé de
l'actualité d’ORSYS, de l’évolution de son offre de formation, du remplissage
des sessions, et d’événements (présence à des salons professionnels,
conférences ou webinars). Nous mesurons systématiquement le taux d'ouverture et
taux de clic de ces envois, afin de les adapter au mieux à vos besoins.
·
Courriers
postaux
Si vous ne vous y êtes pas
opposé, vous pourrez recevoir des offres et informations par courrier, par
exemple nos catalogues généraux ou thématiques.
Sur quelle base
légale et pour quelles durées mes données personnelles sont-elles traitées ?
Le traitement de vos
données personnelles est justifié par différents fondements (base légale) en
fonction de l'usage que nous faisons des données personnelles. Vous trouverez
ci-dessous les bases légales et durées de conservation que nous appliquons à nos
principaux traitements.
Bases légales des traitements
Parmi les bases légales
applicables :
·
Le
contrat :
le traitement des
données personnelles est nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez
consenti.
·
Le
consentement :
vous acceptez
le traitement de vos données personnelles par le biais d'un consentement exprès
(case à cocher, contact email ou téléphonique avec votre commercial ORSYS).
Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
·
L'intérêt
légitime :
ORSYS a un intérêt
commercial à traiter vos données qui est justifié, équilibré et ne vient pas
porter atteinte à votre vie privée. Sauf exception, vous pouvez à tout moment
vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime en le signalant à ORSYS.
·
L’obligation
légale :
le traitement de vos
données personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi.
Durées de conservation
La plupart des données
(informations de votre compte client, historique de commandes…) sont conservées
tant que vous êtes un client « actif » et pendant une durée de 5 ans à compter
de votre dernière activité. Vos données sont ensuite archivées avec un accès
restreint pour une durée supplémentaire pour des raisons limitées et autorisées
par la loi (paiement, demandes d’anciens documents comme une attestation de
formation ou un diplôme...). Passé ce délai, elles sont supprimées.
Finalité du traitement |
Base légale |
Durée de conservation en base opérationnelle |
Archivage |
Observations utiles |
Gestion des inscriptions aux formations
ou de services associés |
Contrat |
le temps du contrat |
5 ans à compter de la fin du contrat |
Un client est actif par exemple lorsqu'il passe une inscription pour
l’un de ses collaborateurs ou lui-même, suit une formation, rencontre l’un de
nos commerciaux ou se connecte à son compte. |
Gestion des tests de prérequis |
Intérêt Légitime |
le temps de
l'évaluation |
5 ans à compter de
la date de l'évaluation |
Evaluation des
candidats afin de savoir si ils ont bien le niveau pré-requis pour suivre les
formations |
Gestion du site web |
Intérêt Légitime |
le temps du traitement de la demande |
|
|
Utilisation du compte Espace Pro (pour
les prescripteurs) ou MyOrsys ou NetYpareo
(pour les participants) |
Contrat |
5 ans à compter de
la dernière activité |
5 à 10 ans |
Un client prescripteur
est actif par exemple lorsqu'il procède à un achat, récupère des documents administratifs ou se connecte à son compte
Espace Pro. Un client participant est actif lorsqu’il a suivi une formation ou
se connecte à son compte utilisateur (MyOrsys ou NetYpareo). |
Gestion des clients prospects |
Intérêt légitime |
3 ans à compter de la dernière activité |
5 ans à compter de la fin du contrat |
Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez
recevoir des communications papiers ou électroniques d’ORSYS concernant ses
produits ou services.Vous pouvez vous y opposer à tout moment. |
Envoi de messages en B2B par email
(prospection commerciale électronique) par ORSYS |
Intérêt légitime |
3 ans à compter de
la dernière activité |
N/A |
Dans le cadre de
la gestion de votre compte client, vous pourrez recevoir des communications
électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou services. Vous pouvez vous y
opposer dès la création du compte puis à tout moment. |
Envoi de messages en B2C par email
(prospection commerciale électronique) par ORSYS |
Consentement |
3 ans à compter de la dernière activité |
N/A |
Dans le cadre de la gestion de votre compte client, vous pourrez
recevoir des communications électroniques d’ORSYS concernant ses produits ou
services. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. |
Partage des données au sein du groupe
ORSYS à des fins de connaissance
client |
Intérêt légitime |
5 ans à compter de
la dernière activité |
5 à 10 ans |
Vous pouvez
signaler à tout moment votre opposition au partage des informations au sein
du groupe ORSYS par courrier postal ou électronique. |
Gestion des recrutements des candidats |
Pré-contractuel |
le temps du recrutement + 36 mois à compter de la dernière activité |
5 ans à compter de la collecte du CV |
Traitement des candidatures des étudiants et gestion des entretiens ;
cinq ans le délai de prescription de l’action en réparation du préjudice
résultant d’une discrimination |
Gestion des relations avec les
entreprises d’apprentissage |
Contrat |
le temps du
contrat |
5 ans à compter de
la fin du contrat |
Gestion du dossier
des entreprises, tenu conformément aux dispositions législatives et
réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou
contractuelles qui régissent les intéressés. |
Quelles sont les mesures
prises pour sécuriser mes données ?
ORSYS prend des mesures techniques et organisationnelles pour
interdire l'accès non autorisé ou la divulgation de données :
·
L’accès à nos locaux et à nos environnements
informatiques sont sécurisés.
·
L’accès, le partage, et le transfert de données
sont sécurisés.
·
Nos collaborateurs amenés à accéder aux données
personnelles sont formés aux exigences de confidentialité.
Qui sont les destinataires
de mes données ?
Transmission de données à des sous-traitants
Les données que nous
collectons peuvent être transmises aux prestataires (sous-traitants) auxquels ORSYS
fait appel pour la réalisation de ses formations dans le cadre des finalités
mentionnées ci-avant, principalement dans le cadre de la réalisation effective
des formations en présentiel ou en distanciel.
Partage des données au sein du groupe ORSYS
Les données vous concernant
peuvent également être transmises aux autres sociétés filiales du groupe ORSYS à
des fins d'étude et de connaissance client. Pour connaître la liste à jour des
entités du groupe susceptibles d'être destinataires de vos données vous pouvez
en faire la demande.
Partage des données avec des tiers
ORSYS partage uniquement vos
données avec les prestataires nécessaires à la réalisation de ses formations.
Comment exprimer mes
choix sur l'usage de mes données ?
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou formuler
une opposition concernant les usages de vos données :
·
Par email à rgpd@orsys.fr.
·
Par courrier à l'adresse : ORSYS, Traitement des
données personnelles, 1 parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord,
92044 Paris La Défense.
·
Si vous possédez un compte, en ligne dans votre
Espace Pro (pour les prescripteurs de formation) ou dans votre MyOrsys ou
NetYpareo (pour les participants à nos formations).
Tous nos emails publicitaires contiennent un lien de
désinscription, vous permettant d’exprimer à tout moment votre opposition à
l’utilisation de votre adresse email.
Quels sont mes
droits au regard de l'utilisation des données personnelles ?
Conformément à la
règlementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez exercer
vos droits (accès, rectification, suppression, opposition, limitation et
portabilité le cas échéant) en écrivant à rgpd@orsys.fr ou par courrier ORSYS, Traitement des données personnelles, 1
parvis de la Défense, La Grande Arche, Paroi Nord, 92044 Paris La Défense. Afin de nous permettre de répondre rapidement,
nous vous remercions de nous indiquer vos nom(s)/prénom(s), société, adresse
email professionnelle utilisée dans votre relation avec ORSYS, ainsi que la
modification souhaitée. Certaines demandes d'exercice de vos droits (droit
d'accès) devront être accompagnées de la photocopie d'un titre d'identité
portant votre signature afin de vérifier votre identité et préciser l'adresse à
laquelle doit vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée
dans un délai d'un mois suivant la réception de la demande.
Vous disposez par ailleurs, du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr
ORSYS dispose d'un Délégué à la Protection des données
personnelles (DPO) chargé de garantir la protection des données personnelles.
Vous pouvez contacter le DPO d’ORSYS à l'adresse dpo@orsys.fr
(hors exercice de vos droits qui s'effectuent principalement à l'adresse rgpd@orsys.fr).
Mes données
sont-elles transférées en dehors de l'Union Européenne ?
Vos données collectées dans
le cadre de votre relation commerciale avec ORSYS ne sont pas transmises en
dehors de l’Union Européenne.
Qu'en est-il des
données personnelles des mineurs ?
Les services d’ORSYS ne sont
pas destinés aux mineurs, en conséquence ORSYS ne traite pas de données concernant
spécifiquement les mineurs.
Quels types de Cookies
utilisés ?
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Date de la dernière mise à jour : 06/02/2023