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Préparer son passage à la GED, les meilleures pratiques

analyse documentaire, plan de classement et indexation

Préparer son passage à la GED, les meilleures pratiques

analyse documentaire, plan de classement et indexation
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Ce stage pratique vous permettra d'appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise. Vous apprendrez à organiser et à indexer votre fond documentaire et identifierez les types de contenu dont vous avez besoin.


Inter
Intra
Sur mesure

Cours pratique en présentiel ou en classe à distance

Réf : GPD
Prix : 2050 € HT
  3j - 21h
Pauses-café et
déjeuners offerts




Ce stage pratique vous permettra d'appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise. Vous apprendrez à organiser et à indexer votre fond documentaire et identifierez les types de contenu dont vous avez besoin.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, le participant sera en mesure de :
  • Identifier les éléments de l'analyse documentaire
  • Créer un plan de classement
  • Indexer des contenus
  • Modéliser des flux documentaires
  • Créer des modèles de contenu

Objectifs pédagogiques

Public concerné

Toute personne impliquée dans un projet de GED ou de gestion de contenu.

Public concerné

Prérequis

Connaissances de base des concepts fondamentaux de la GED. Ou connaissances équivalentes à celles apportées par le cours "Gestion électronique de documents" (réf. GDO).
Vérifiez que vous avez les prérequis nécessaires pour profiter pleinement de cette formation en faisant ce test.

Prérequis

Pédagogie

Travaux pratiques
Chaque module de l'exposé pédagogique s'accompagne d'ateliers permettant de mettre en pratique les méthodologies sur des cas concrets et réalistes.
Méthodes pédagogiques
Exposés pédagogiques accompagnés d'exemples et d'ateliers collectifs ou individuels.

Pédagogie

Programme de la formation

Identifier les éléments de l'analyse documentaire
  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.
  • Le cycle de vie des documents.
  • Les référentiels documentaires.
  • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation.
  • Identifier les différents types de documents.
  • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées.
  • Les principales normes et standards utiles à l'analyste.
  • Les logiciels documentaires.

Créer le plan de classement
  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.
  • Les grandes classifications universelles.
  • Définir le périmètre du champ documentaire.
  • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122.
  • Méthodologie de conception adaptée.
  • Test et évaluation.
  • Les outils logiciels d'aide à la création.
Travaux pratiques
Proposer le plan de classement d'un échantillon de documents.

Indexer les contenus
  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.
  • Règles et méthodes d'indexation.
  • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
  • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
  • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
  • Les logiciels d'aide à l'indexation.
Travaux pratiques
A l'aide du dossier d'analyse documentaire, proposer une organisation pour indexer un échantillon de documents.

Modéliser les flux documentaires
  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.
  • Identifier et représenter les flux documentaires.
  • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow.
  • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs.
  • Les logiciels d'aide à la modélisation.
Travaux pratiques
Compléter le dossier d'analyse documentaire pour représenter la circulation des documents dans une chaîne de validation.

Créer les modèles de contenu
  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.
  • Identifier les types de contenu.
  • Définir les propriétés, les aspects et les associations.
  • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents.
Démonstration
Création d'un modèle de contenu avec Drupal et Alfresco.

Finaliser le dossier d'analyse documentaire
  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement.
  • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement.
Démonstration
Mettre en oeuvre le dossier d'analyse documentaire dans une solution logicielle.


Programme de la formation

Solutions de financement

Selon votre situation, votre formation peut être financée par :
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
  • Le plan de développement des compétences de votre entreprise : rapprochez-vous de votre service RH.
  • Le dispositif FNE-Formation.
  • L’OPCO (opérateurs de compétences) de votre entreprise.
  • Pôle Emploi sous réserve de l’acceptation de votre dossier par votre conseiller Pôle Emploi.
Contactez nos équipes pour en savoir plus sur les financements à activer.

Solutions de financement

Horaires

En présentiel, les cours ont lieu de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30.
Les participants sont accueillis à partir de 8h45. Les pauses et déjeuners sont offerts.
En classe à distance, la formation démarre à partir de 9h.
Pour les stages pratiques de 4 ou 5 jours, quelle que soit la modalité, les sessions se terminent à 15h30 le dernier jour.

Infos pratiques

Dates et lieux

Du 3 au 5 janvier 2022
Classe à distance
S’inscrire
Du 11 au 13 avril 2022
Classe à distance
S’inscrire
Du 25 au 27 juillet 2022
Classe à distance
S’inscrire
Du 23 au 25 novembre 2022
Classe à distance
S’inscrire

Dates et lieux